Vergaderingen zijn in wezen bedoeld om de productiviteit en efficiëntie te verhogen. Als iedereen op dezelfde pagina staat en weet wat er moet gebeuren, kunnen zelfs de meest uitdagende taken worden uitgevoerd. In werkelijkheid zitten we week na week vast aan onproductieve vergaderingen. De gemiddelde leidinggevende brengt 18 uur per week door op vergaderingen. Bijna de helft van alle aanwezigen zegt dat vergaderingen de belangrijkste tijdverspiller is. Hoe maak je ze dan effectiever?
Een duidelijk doel
Is de bijeenkomst nodig om nieuwe ideeën te generen, informatie te verzamelen of beslissingen te nemen? Of is het misschien een combinatie van bovenstaande? Als jij niet zeker weet wat je probeert te bereiken, weet je zeker dat dit niet zal gebeuren. De belangrijkste factor voor een succesvolle bijeenkomst is het hebben van een duidelijk doel en een concrete agenda. Geen doel is eigenlijk ook geen ontmoeting, want een gesprek moet ergens naartoe leiden. Als dat het niet doet, dan heeft een gesprek ook geen zin.
Ontmoet buiten het kantoor
Wanneer vermoeide gezichten, weinig energie en gebrek aan ideeën op vergaderingen verschijnen, is dit een teken dat het tijd is om de vergadering naar buiten te brengen. Een off-site sessie is perfect om vermoeidheid bij het vergaderen te voorkomen. Breng jouw personeel naar een nabijgelegen café, naar het park, naar een park of naar een vergaderruimte in Rotterdam. Soms is een verandering van omgeving alles wat nodig is om energie en goede ideeën weer op tafel te krijgen.
Wees voorbereid
De sleutel tot succesvol vergaderbeheer ligt in de voorbereiding. Voorzie alle deelnemers voor aanvang van de bijeenkomst een agenda. De agenda moet bevatten:
- Een lijst met te behandelen onderwerpen
- Een korte beschrijving van de doelstellingen van de vergadering
- Een lijst met mensen die de vergadering bijwonen die elk onderwerp zal behandelen
- De tijd en locatie van de vergadering
- Alle achtergrondinformatie die deelnemers over het onderwerp moet weten
- Wat is het belangrijkste dat je met je agenda moet doen? Volg het op de voet!
