Op zoek naar een vergaderlocatie Dordrecht? Waar let je op bij het zoeken naar de juiste locatie. Vaak wordt er makkelijker gedacht over het organiseren van een vergadering. Dit blijkt in de praktijk lastiger te zijn omdat er met verschillende zaken rekening dient gehouden te worden.
De voorbereiding
Zorg voor een heldere agenda. Hierdoor is vooraf al duidelijk waar het over zal gaan en kan iedereen zich voorbereiden. Dit zorgt ervoor dat de vergadering efficiënter zal verlopen. Wat is het doel van de vergadering? Zorg dat alle middelen voor het type vergadering aanwezig zijn. Zorg ook dat de juiste mensen geïnformeerd zijn voor de juiste datum, tijdstip, locatie en tijdsduur. Door de juiste mensen uit te nodigen weet je hoeveel stoelen er nodig zullen zijn bij de vergadering. Ook kun je doorgeven aan de catering hoeveel mensen er zullen komen. Er is niets vervelender dan aanwezig te zijn bij de verkeerde vergadering waar je zelf niets mee te maken hebt. Verstuur de agenda en uitnodiging op tijd. Hiermee voorkom je dat mensen een dubbele agenda hebben en niet naar de vergadering kunnen komen.
De vergadering
Zorg vooraf dat de vergaderruimte klaar is. Zorg dat alles goed staat en zorg eventueel voor drinken en materialen. Check vooraf of de beamer en de computer aansluiting werkt. Of start wanneer mogelijk de presentatie al. Wanneer iedereen binnen is kun je de vergadering openen. Vraag of er mensen zijn die de vergadering eerder moeten verlaten of bijzonderheden hebben. Stel ook een notulist voor de alles opschrijft gedurende de vergadering. Verder leid je actief het gesprek en de vergadering. Neem eerst de agenda door en laat de andere uitpraten. Zorg dat je na iedere punt even alles samenvat en let op de tijd. Als laatste kun je nog een rondvraag houden die ongeveer de laatste tien minuten in beslag zal nemen. Om af te sluiten werk je de notulen uit en verstuur je deze naar je collega’s.
