Als werknemers niet goed weten waar ze aan toe zijn zullen ze nooit zo productief zijn als dat ze weten wat er van hen verwacht wordt. Hiervoor wordt altijd een werkrooster gemaakt. Zo weet elke werknemer wat zijn of haar taak is op welke dag. Bij een klein aantal werknemers en consistente bezigheden kan een geschreven planning of een Excel bestand al genoeg zijn. Toch is het aantal werknemers al snel te veel en de werkzaamheden te afwisselend. Er hangt het werkrooster er opeens zoals hierboven bij of het Excel bestand is onoverzichtelijk en onjuist. Hierdoor ontstaat onduidelijkheid voor de werknemers en zal de productiviteit zowel als het werkplezier achteruitgaan.
Digitalisering werkrooster
Als de bovenstaande beschreven situatie overeenkomt met de situatie van uw bedrijf is het hoog tijd om te gaan digitaliseren. Dat het medewerker aantal snel aan het groeien is en het dienstenpakket uitgebreid wordt is natuurlijk positief. Maar het is essentieel dat het bedrijf goed meegroeit en digitaliseert zodat er geen problemen ontstaan. Het eerste wat nodig is om te digitaliseren is het werkrooster. Dit kan gedaan worden met een slimme online tool zoals OutSmart. OutSmart is een tool die het maken een werkrooster in een handomdraai doet. Onder in het scherm staan alle uit te voeren taken. Dan kan elke taak aan een medewerker toebedeeld worden. De medewerker kan in de OutSmart App zien wat er op het rooster staat. Hierdoor is het voor elke medewerker duidelijk wat specifiek voor diegene de bedoeling is. Op die manier hoeven de medewerkers niet te zoeken naar hun eigen taken tussen die van alle anderen. Ook is voor het bedrijf een overzichtelijk werkrooster opgesteld wie wat aan het doen is.
Digitalisering urenverantwoording
Naast het werkrooster is het ook heel handig om de urenverantwoording te digitaliseren. Dan hoeven er geen weekenden meer opgeofferd te worden om de urenregistratie waterdicht te maken. De online tool OutSmart kan ook de tijdsregistratie bijhouden. Bij elke taak die is toebedeeld aan een werknemer worden automatisch het aantal uren toegevoegd in de verantwoording. Zo is aan het eind van de week precies te zien welke tijd elke werknemer waaraan heeft besteed. Dit geeft veel overzicht en duidelijkheid. Het is dus zeker aan te raden om ook de urenverantwoording te digitaliseren.
